Como controlar as contas a receber da sua empresa

Todo empreendedor gosta de ter a total certeza de que seu caixa contém um índice de entrada bem maior que sua saída. A verdade, é que na prática dificilmente isso ocorre, o que leva muitas empresas de pequeno porte falirem já em seu primeiro ano. Em maior parte do tempo, isso ocorre, devido ao controle inconsistente de uma empresa, que já deve ser sanado logo no início do empreendedorismo.

Neste artigo, vamos tratar de um assunto muito importante, para aqueles que estão começando um novo negócio ou gostaria de melhorar ainda mais o rendimento do mesmo. Aprendendo a controlar as contas que ainda hão de ser recebidas, é um dos quesitos para que sua empresa possua um caixa controlado e o resultado financeiro como esperado.

Indicamos que continue lendo e entenda um pouco mais sobre o assunto. Atente-se aos conselhos, pois serão essenciais para a gestão financeira de seu negócio. Porém, antes mesmo de começarmos, gostaria de deixar algo claro. Em seu caixa há duas funcionalidades: Contas de saída e contas de entrada. A primeira, diz respeito aos débitos que sua empresa deverá pagar, seja aos fornecedores ou gastos essenciais para o funcionamento da mesma. Já a última, refere-se ao que lhe dará lucro. O que você terá de receber, seja de seus clientes ou finanças segundo quaisquer serviços que você e sua empresa opera.

Sabendo disso, o lembraremos também de que todo débito, seja ele de entrada ou saída, deve ser considerado sua forma de pagamento. Débitos automáticos, Parcelamentos, pagamentos à vista, Cartão ou dinheiro. Todas essas formas de pagamentos influenciam diretamente no valor de caixa ao final do mês. Para revendas ou serviços freelancers, é muito comum que o pagamento seja dividido em parcelas. Tendo contraponto serviços e produtos varejistas que, hoje no mercado, sempre são cobrados em pagamentos à vista.

Sabendo disso, você agora poderá tomar algumas medidas para otimizar a gestão de seu caixa e de suas respectivas contas a serem recebidas. A seguir, acompanhe algumas das melhores medidas que te ajudarão a obter um processo mais ágil, prático e proativo em seu caixa, garantindo assim, toda uma saúde financeira de sua empresa!

Esteja sempre preparado e prepare seus clientes!

Não é difícil vermos exemplos de cliente que “esquecem” tacitamente suas dívidas e acabam deixando seu pagamento para uma data posterior. A verdade é que não podemos culpa-los totalmente. Imprevistos sempre acontecem e até mesmo os empreendedores de experiência acabam falhando em suas contas.

Por isso, para evitarmos fadigas e problemas, vamos lhe dar uma solução: O lembrete. Sempre que fizer um novo cliente ou débito, anote seu e-mail e mande-lhe, com 10 dias de antecedência, um pequeno lembrete sobre o vencimento de sua dívida. É claro que você não poderá ser petulante ao ponto de simplesmente mandar uma mensagem eletrônica apenas para cobrar-lhe. Envie algo mais sútil, falando de sua empresa, pedindo o feedback de seu cliente ou até mesmo oferecendo mais produtos. Assim, aproveitando o e-mail você o lembrará de sua fatura a ser paga.

Isso não precisa ser feito apenas para os clientes que hão de lhe pagar, mas até mesmo com você ou seu contador. Lembre-se sempre de colocar um despertador ou uma agenda eletrônica, o lembrando de seus débitos futuros, por, pelos menos, 5 dias de antecedência. Assim, você evitará problemas e multas relativas a atrasos.

Possua organização e processos

Parece um pouco óbvio falar sobre isso em nossa matéria, mas é sempre eficaz reforçar. A verdade, é que de nada adianta ter toda uma solução de tecnologia da informação e não saber organizar as suas finanças ou quaisquer outras áreas administrativas. Por isso, se necessário, contrate um especialista para fazer essa organização e direcione seus processos. Otimizando assim, sua gestão de contas.

Utilizar o Excel para tal pode ser uma solução muito útil. Além de poder ser salvas todas as planilhas em mais de um só lugar, nelas você poderá considerar todos os dados possíveis. Incluindo assim, as datas de vencimentos, valores, nomes, empresas, fornecedores e adequar demais decisões financeiras através de sua organização de contas.

Cobre seus clientes!

Sabemos que pode parecer chato e desconfortável, porém esse é seu meio de vida, do mesmo jeito que seu cliente possui algum. O capital é o alvo e objeto de maior valor para um empreendedor. Toda sua empresa, finanças, contas e débitos vão por água abaixo, caso você não o conseguir de forma periódica.

Por isso, mesmo que de forma sútil ou direta, não se acanhe em requerer o que lhe pertence. Afinal, você não faltou com seus serviços ou produtos. Houve uma troca e, se você fez sua parte conforme o acordado, não há por que você ficar sem a retribuição de seus serviços. Seja por e-mail, SMS, carta ou telefonema, cobre seus clientes que estão em inadimplência, sempre.

Não cobre apenas, reconheça também!

Do mesmo modo que temos àqueles clientes que dão em falta na hora do pagamento, temos também aqueles clientes fiéis em cumprirem o prometido. Sempre deixe claro para seus clientes que se pagarem antecipadamente ganharão alguma porcentagem de desconto. Mesmo que for um valor ínfimo, todo cliente gosta de ser agraciado com uma bonificação.

Além de você conseguir ganhar um cliente fiel, você também terá uma certeza mais clara se o cliente pagará ou não. Esse pequeno incentivo, você poderá observar, diminuirá muito o índice de pessoas que atrasam em seus pagamentos.

Atente-se aos históricos de seus clientes

Essa é uma ótima dica para aqueles que querem se precaver de futuros problemas com relação as suas contas. A verdade é que gerar crédito aos seus clientes, é uma das melhores maneiras de fazer o capital de sua empresa girar constantemente. O problema, é quando os clientes acabam já tendo um histórico de inadimplência, tendo um potencial maior para fazer o mesmo com suas contas.

Não estamos dizendo para generalizar e sim para tomar cuidado. Órgãos como Serasa e SPC são dois dos muitos que regimentam e regularizam os dados pessoais, incluindo dos clientes. Por isso, antes mesmo de efetuar uma venda ou serviço, certifique-se de que seu cliente possui o nome limpo, longe do vermelho. Isso impedirá que imprevistos ocorram na hora de receber o que será seu por direito. Consequentemente, evitará que as finanças de sua própria empresa se prejudique por falta alheia.

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