Guia completo de gerenciamento de custos para a sua empresa

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Ter um bom gerenciamento de custos é crucial para a manutenção da saúde financeira de uma empresa. Quando esses gastos estão descontrolados, a sua lucratividade pode ser prejudicada de forma muito severa, gerando prejuízos difíceis de serem revertidos.

Por outro lado, apenas reduzir os custos do negócio pode significar um comprometimento muito grande da sua capacidade produtiva ou, até mesmo, a queda da qualidade de seus produtos e serviços.

Levando em consideração a importância do tema, nós resolvemos escrever este artigo. Nele, você encontra um guia completo sobre como fazer um gerenciamento de custos eficiente. Confira!

O conceito de gerenciamento de custos

Antes de qualquer coisa, temos que definir o que, de fato, é um custo para um empreendimento. Basicamente, o custo é um tipo de gasto necessário para a sua produção ou prestação de serviços, sem os quais não seria possível a sua realização.

Eles são diferentes das despesas, pois essas não estão relacionadas à atividade-fim do estabelecimento. Sendo assim, reduzir custos pode impactar diretamente a qualidade dos seus produtos e serviços, bem como sua capacidade de produzir e colocá-los à disposição de seus clientes.

Um exemplo: se um material necessário para realizar um determinado serviço custa R$ 5,00, podemos classificar esse gasto como um custo. Logo, se você resolve adquirir outro produto similar por R$ 2,50, tecnicamente, reduzirá seu custo de operação, embora a qualidade possa ser comprometida.

Isso pode ser percebido em todo tipo de negócio. Imagine que uma empresa trabalha com vendas e conta com 3 vendedores para atender à demanda diária de clientes. Ao perceber que o seu gasto com folha de pagamento está muito alto e sem fazer nenhum tipo de análise, o empresário escolhe um vendedor aleatoriamente e o demite.

Logo, a sua capacidade de atender seus clientes será reduzida em, no mínimo, 30%, o que prejudicará as vendas e, consequentemente, a lucratividade do negócio.

Com isso em mente, podemos definir o gerenciamento de custos como uma estratégia que busca administrar corretamente os gastos de uma empresa, considerando sempre a adequação deles às necessidades do negócio.

Em termos práticos, esse tipo de gestão possibilita que o empresário analise os custos que, de fato, são imprescindíveis, bem como os que podem ser eliminados sem prejudicar as operações do negócio.

A importância do gerenciamento de custos

Agora que você entendeu o conceito, mostraremos qual é a importância do gerenciamento de custos para um empreendimento. Continue lendo!

Evita gastos desnecessários

Um dos maiores benefícios do gerenciamento de custos é evitar gastos desnecessários para a sua empresa. Quando um gasto é muito elevado, ele reduz o lucro — mas muitos gestores não conseguem enxergar isso de forma clara.

Com uma boa gestão de custos, você terá uma visão mais ampla de todos os recursos que entram e saem do seu negócio. Fazendo a classificação da forma correta, será mais fácil identificar gastos que possam estar se transformando em gargalos e drenando seus recursos financeiros.

Promove cortes ou eliminações mais conscientes

Outro benefício valiosíssimo de uma boa gestão de custos é a possibilidade de reduzi-los ou, até mesmo, eliminá-los de maneira mais consciente. Assim, esse tipo de gerenciamento permite que você diminua um gasto sem prejudicar o seu negócio.

Como os custos estão diretamente ligados à atividade-fim da empresa, é crucial que você tenha plena consciência dos impactos que reduções podem causar no negócio. Isso é muito delicado e pequenas modificações podem significar grandes consequências, tanto para o lado positivo quanto para o lado negativo.

Por isso, suas decisões precisam ser tomadas com base em informações sólidas, reais e fornecidas de forma rápida — algo que pode ser alcançado por meio de um gerenciamento de custos eficiente.

Contribui para a lucratividade

Por fim, quando o empresário adota todas as medidas mencionadas neste artigo e faz um bom gerenciamento de custos, ele certamente perceberá o impacto de suas ações rapidamente em sua lucratividade.

Não existe uma fórmula mágica ou milagre na gestão de custos. Você perceberá que tudo se baseia em uma execução de procedimentos que forneça dados sobre o negócio, os transforme em informações úteis e precisas e, por fim, analise esses elementos que servirão de apoio para a tomada de decisões por parte dos responsáveis pelo setor ou pela empresa.

Por outro lado, quando o empresário não está preocupado com a gestão de custos em seu empreendimento, ele pode ter consequências graves que chegam a superar a perda de qualidade ou capacidade produtiva.

Entre outros prejuízos, a negligência com o gerenciamento de custos pode levar a um aumento nas dívidas da empresa e dificuldades para honrar compromissos fiscais, deixando o negócio na mira dos órgãos de fiscalização.

Diferença entre custos fixos e variáveis

Agora, discorreremos sobre as formas de executar o gerenciamento de custos na sua empresa. Para isso, é importante conhecer alguns conceitos, como o de custos fixos e variáveis. Confira!

Custos fixos

Os custos fixos são aqueles que não se alteram com o volume de produção ou prestação de serviços. Eles podem variar muito de acordo com cada tipo de empreendimento. São exemplos de custos fixos a folha de pagamento, energia elétrica, aluguéis de fábrica ou outros móveis e imóveis utilizados na atividade-fim do estabelecimento.

Obviamente, cada tipo de operação terá necessidades diferentes e podem existir custos considerados como fixos em uma empresa que, em outras, não o são. Sendo assim, essa análise deve ser particular e o empresário precisa verificar os custos que, de fato, não se alteram à medida que sua produção cresce ou diminui.

Custos variáveis

Os custos variáveis são o extremo oposto: eles sofrem alterações à medida que a empresa produz, vende ou presta serviços em volumes maiores ou menores.

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Assim como os custos fixos, os variáveis precisam ser estudados e verificados com muita atenção antes de ser serem definidos, afinal, cada empresa terá suas particularidades, assim como explicamos no exemplo anterior.

Dicas de fluxo de caixa

A gestão de custos necessita de uma ferramenta que colete dados e os transforme em informações que servirão de base para a tomada de decisão dos gestores — especialmente quando se trata de gestão de custos. Estamos falando do fluxo de caixa.

Com ela, é possível registrar todas as entradas de recursos que ocorreram em um período. Além disso, a ferramenta deve registrar as saídas, ou seja, compras, pagamentos, retiradas e demais gastos. Sendo assim, depois de classificar os custos fixos e variáveis, você terá em suas mãos informações detalhadas sobre todos esses gastos.

Com isso, será feita a primeira etapa do gerenciamento de custos: a mensuração dos valores. Já que não é possível medir algo que não se pode ser quantificado, o fluxo de caixa é uma etapa fundamental nesse processo. Entretanto, esse controle não pode ser feito de forma aleatória — é necessário utilizar uma ferramenta específica para isso.

O tempo em que era possível controlar entradas e saídas de uma empresa por meio de planilhas no Excel ou anotações em cadernos ficou para trás. Para fazer um gerenciamento de custos eficiente, você precisa de uma plataforma capaz de reunir todas os dados gerados e transformá-los em informações.

Esse sistema precisa ser capaz de separar os centros de custos — ou seja, os departamentos produtivos dentro do seu próprio negócio — para que você seja capaz de avaliar separadamente os gastos de cada um deles e promover reduções mais precisas, evitando desabastecer algum setor do negócio enquanto promove outro.

Além de facilitar o gerenciamento de custos, um bom sistema de gestão de fluxo de caixa também facilita o dia a dia dos colaboradores responsáveis por alimentar os dados. Ele elimina uma série de trabalhos manuais, o que aumenta a produtividade da equipe e deixa os procedimentos menos suscetíveis a erros.

Organização de capital de giro

O capital de giro é o valor necessário para que a empresa possa garantir a sua operação, independentemente da receita obtida. Ele é o responsável por permitir as atividades de uma empresa para que ela possa executar todos os trâmites necessários, garantindo que seus produtos e serviços cheguem até os seus clientes com a qualidade habitual.

A maior parte do capital de giro é utilizada para cobrir os custos fixos e variáveis da empresa. Logo, para ter um gerenciamento de custos eficiente, é necessário dar a devida atenção a esse elemento.

Atualmente, existem diversas formas de obter capital de giro em uma empresa e a maior parte deles está relacionada à captação de recursos com bancos, instituições financeiras e, até mesmo, com os seus sócios.

O grande problema disso é que o custo desse dinheiro é muito alto, podendo, inclusive, ser maior que a lucratividade que ele oferecerá. Em muitos casos, inclusive, as tentativas de levantar recursos para capital de giro pode ser o início do fracasso de uma empresa.

Atualmente, muitos empresários têm buscado meios alternativos para conseguir esses valores a fim de empregá-los no seu gerenciamento de custos. Um deles é a antecipação de recebíveis, por meio da qual você transmite a responsabilidade por um recebimento futuro para uma instituição que adianta o valor do título mediante o pagamento de um pequeno percentual.

Os juros dessas operações costumam ser mais baixos, pois a instituição que fornece essa espécie de crédito tem riscos reduzidos, já que tem um título emitido contra o seu credor e que ainda será pago por ele. Nesse caso, quando esse pagamento ocorrer, a instituição que adiantou o crédito receberá o valor do título pago pelo seu cliente.

Além disso, você também pode adotar algumas medidas para reduzir a inadimplência e conseguir receber valores que estão em aberto de seus clientes. Isso pode ser feito, por exemplo, por meio de procedimentos de parcelamento de débito ou incentivo à quitação à vista com redução total dos juros que seriam cobrados pela dívida.

O empresário precisa ter uma preocupação diária com o seu capital de giro para evitar a falta de recursos e, assim, poder honrar com compromissos e arcar com os custos do seu negócio. Não há como discorrer sobre esse tipo de gerenciamento sem levar em consideração a gestão dos recursos necessários para pagar todos os seus gastos.

A importância da separação de gastos pessoais e empresariais

Para finalizar este artigo, é importante tocar em um assunto que muitos empresários negligenciam e que pode se tornar um problema muito sério: o envolvimento de despesas pessoais e empresariais.

Esse tipo de prática, além de ser condenável por parte dos órgãos de fiscalização, contadores e profissionais da área de finanças, prejudica brutalmente o gerenciamento de custos.

Isso porque os relatórios do fluxo de caixa, extratos bancários e outros documentos utilizados nesse processo perderão sua precisão, pois conterão dados sobre gastos que não têm nenhum tipo de relação com a empresa.

Vale imaginar o seguinte: como seria possível identificar os custos fixos de uma fábrica se, juntamente às compras de insumos, pagamento de colaboradores e aluguel do espaço físico estão contabilizados pagamentos pessoais como escola dos filhos, telefone particular do sócio e gastos com cartão de crédito?

Além de tornar equivocada as informações dos relatórios, esse tipo de prática também pode prejudicar o caixa da empresa, deixando-a sem recursos suficientes para honrar com seus compromissos financeiros.

Existirem diferentes instrumentos financeiros que permitem que um gestor levante valores para suprir as necessidades urgentes de seu negócio, como os que mencionamos. Sendo assim, a prática de misturar gastos pessoais e empresariais deve ser descartada.

Uma das formas de fazer isso é estabelecer um valor de pró-labore que seja capaz de suprir todas as necessidades pessoais do empresário, sem, no entanto, prejudicar as finanças do negócio.

Por fim, podemos concluir que a gestão de custos é um processo extremamente importante para um negócio. Ao otimizar esses gastos com base em dados e de maneira eficiente, sua empresa não prejudica sua qualidade nem sua capacidade produtiva e ainda consegue impactar positivamente seus lucros, contribuindo para o seu sucesso e desenvolvimento.

E então, nossas dicas foram úteis? Então que tal compartilhar este guia em suas redes sociais para que mais empreendedores possam ficar por dentro de todos os benefícios do gerenciamento de custos?

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