Saiba como fazer mapeamento de processos financeiros na prática

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O mapeamento de processos financeiros é uma estratégia que visa proteger as finanças do seu negócio. Apesar de ser procedimento extremamente importante, ainda é muito desprezado por empreendedores e gestores.

O grande motivo para isso é a falta de conhecimento sobre o assunto. Afinal, dificilmente algum empresário, sabendo da importância desse processo e das formas de executá-lo, o deixaria de lado. Neste artigo, você vai aprender sobre o que é o mapeamento de processos, sua importância e aplicação no ambiente empresarial. Boa leitura!

Quais são os principais processos financeiros de uma empresa?

O mapeamento de processos financeiros auxilia na gestão desse departamento ao organizar todos os procedimentos executados, o que auxilia nas tomadas de decisões que impactam diretamente o setor financeiro da empresa.

Para entender como funciona o mapeamento, é necessário, inicialmente, conhecer os principais processos que ocorrem dentro do setor financeiro, os quais mostraremos nos tópicos abaixo.

Controle de fluxo de caixa

Um dos processos mais conhecidos dentro do setor financeiro, nele são registradas todas as entradas e saídas de recursos que ocorreram em determinados períodos. É uma importante ferramenta de gestão que evita que a sua empresa fique sem recursos suficientes para suprir as suas necessidades.

Faturamento

O faturamento é o processo que dá início à obtenção de receitas de uma empresa. Ele é acompanhado pela nota fiscal, geralmente emitida pelo departamento de contabilidade ou fiscal do negócio.

Controle de estoque

Apesar de o controle de estoque exigir uma gama de procedimentos e gestão própria, ele também pode ser considerado como um processo financeiro a ser mapeado, tendo em vista que afeta diretamente os recursos monetários da empresa e que a sua má administração pode causar prejuízos significativos.

Registro e controle de contas a pagar e a receber

Esse é um dos processos mais simples dentro do setor financeiro, entretanto é dele que são originadas todas as demais atribuições do setor, desde a alimentação do fluxo de caixa, passando pela emissão de relatórios que serão encaminhados e chegando à gestão do negócio para a tomada de decisões.

Como fazer o mapeamento de processos financeiros da empresa?

Agora que você já entendeu quais são os principais processos financeiros de um negócio, mostraremos como fazer o mapeamento deles seguindo algumas dicas muito simples.

Faça um diagnóstico atual

O diagnóstico inicial mostrará para o gestor e o empresário o que precisa ser feito antes de implementar o mapeamento de processos, sendo o passo inicial para o sucesso dessa atividade. Isso é necessário para verificar possíveis gargalos ou necessidades específicas que precisam ser supridas no momento inicial.

Em muitos casos, os empreendimentos estão com seus departamentos fiscais totalmente desorganizados e não têm o preparo necessário para implementar o mapeamento de processos — muitas sequer têm procedimentos bem-definidos, o que torna impossível a execução dessa prática.

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Defina os responsáveis por cada tarefa

Agora, você deverá designar os responsáveis por cada etapa do mapeamento. Por exemplo, as pessoas encarregadas pela escrituração de contas a pagar e a receber, controle de estoque, emissão de faturamento, alimentação e gestão de fluxo de caixa, entre outros.

Cada profissional deve ter um guia completo sobre todas as atribuições diárias e, se possível, os períodos em que cada uma delas devem ser executadas dentro de um mês, semana ou dia, dependendo da necessidade do seu empreendimento.

Desenhe o organograma

O próximo passo é desenhar o organograma do seu negócio. Com a definição dos responsáveis por cada uma das tarefas, será necessário montar todo o processo financeiro, iniciando na emissão de faturas e passando por todos até a conclusão com o recebimento e pagamento de todos os gastos que forem gerados.

Identifique gargalos

O seu organograma facilitará a visualização de gargalos que antes não eram eram verificados. Além disso, com um processo bem-estruturado, será mais fácil isolar uma parte do setor para identificar gargalos e promover as mudanças necessárias.

Mensure o desempenho

Depois que todo o procedimento de mapeamento estiver funcionando, é necessário que o empresário, bem como os responsáveis pelo setor financeiro, analise o desempenho com base nos resultados. Isso será fundamental para garantir que o mapeamento de processos seja aprimorado, como veremos em outro tópico deste artigo.

Determine indicadores

Ainda com relação à mensuração de desempenho, também é fundamental que você determine alguns indicadores (KPIs, ou Key Performance Indicators) para avaliar se o trabalho de mapeamento gera resultados satisfatórios para a empresa como um todo. Para tanto, você pode utilizar alguns indicadores de desempenho, tais como:

  • lucratividade;
  • produtividade;
  • turnover;
  • clientes que deixaram de consumir produtos ou serviços com sua empresa.

Além desses, você pode utilizar outros que também gerem informações financeiras para auxiliar na tomada de decisões. O importante é escolher indicadores que demonstrarem dados precisos e, principalmente, que sejam utilizados para promover análises aprofundadas sobre pontos que precisam ser modificados ou fortalecidos.

Faça testes

Por fim, caso seja identificado algum gargalo, ponto forte ou fraco, é necessário que você realize alguns testes e veja quais foram os resultados obtidos. Com isso, a gestão da empresa terá insights de melhorias que podem ser feitas na empresa e implementar novos processos com o passar do tempo, sempre visando à melhoria contínua dos procedimentos e principalmente das informações geradas pelo setor financeiro.

Como aprimorar esse processo continuamente?

Além de saber o que é o mapeamento de processos e como funciona a sua implementação dentro de uma empresa, é necessário que você aprimore esses procedimentos continuamente.

Isso deve ser feito analisando os resultados que o departamento financeiro gerou durante períodos distintos. Assim, o papel do gestor nesse processo é avaliar os indicadores gerados, analisar possíveis pontos falhos e adotar todas as medidas que possibilitem o aprimoramento das atividades desse departamento.

Por fim, podemos concluir que, seguindo essas dicas, o mapeamento de processos financeiros proporcionará os resultados esperados, gerando informações precisas e detalhadas que contribuirão para a tomada de decisões importantes.

Gostou das dicas apresentadas neste artigo? Caso queira aprender ainda mais sobre outros assuntos importantes para a área financeira do seu negócio, leia outro conteúdo que foi preparado sobre a conciliação bancária.

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