O que é XML de uma nota e como emiti-la?

Você sabe emitir uma XML? Muitas pequenas empresas se tornam grandes em vista do crescimento do produto no mercado. Isso, gera uma rotina burocrática imensa, que exige uma organização de tempo e dinheiro, em tamanhos imensuráveis. Felizmente, a tecnologia traz uma facilidade conveniente para os empreendedores, para que os mesmos possam dominar, não somente o campo prático, mas, teórico.
Se você tem um currículo grande nessa área, deve saber o que é XML de nota fiscal e como pode ser utilizado nos meios burocráticos do trabalho. Caso ainda não saiba do que estamos falando, vamos dar uma ajuda para entender como eles poderão te ajudar e o que eles são.

XML de Nota Fiscal

Em termos rápido e práticos, um Arquivo XML é uma versão tecnológica (digital) das notas fiscais. Em suma, se torna um formato para os registos digitais fiscais de uma nota. Ou seja, quando um produto é vendido (online), é gerando uma NF-e (nota fiscal eletrônica). Essa nota corresponde ao produto e data de venda do mesmo, obedecendo, assim, um certo padrão nacional fiscal.
É importante saber que os arquivos XML não acompanham as respectivas mercadorias negociadas. Por este motivo, é necessário que os fornecedores disponibilizem aos seus clientes uma consulta e armazenamento via internet (eletrônico).
Outro ponto importante a se saber sobre a XML é que a emissão da mesma, quando de entrada, deve ser exigida as empresas optantes, através de um meio chamado Simples Nacional. Este, é um regime Unificado de Arrecadação de Cobrança e Fiscalização de Tributos. São aplicados, desde a criação de microempresas, e Empresas de Pequeno Porte, para a formalização do sistema tributário das mesmas.

Como emitir Notas XML?

As regras a seguir apresentadas são referentes a legislação estadual. A mesma, prevê as situações em são necessárias emiti-las e como deverá realiza-las. No caso de emitida a nota fiscal de entrada, a mesma deverá, obrigatoriamente, ser registrada. Destacando o valor do importo calculado sobre o pedido da respectiva compra.
No caso de emissão de NFe através da empresa remetente, será necessário que o local também arquive o próprio XML da NF-e. Isso porque o mesmo já conterá todos os dados necessários do documento fiscal.

Mas e agora, para o que, serve o XML?

Sabendo qual a finalidade principal deste arquivo, é importante que você entenda o que realmente é o arquivo XML de NFe. Como sabemos, a Nota fiscal eletrônica, são notas que substituem àquelas emitidas nos papeis de forma física (muito comuns para fins jurídicos e transações comerciais.
Em versões eletrônicas, o armazenamento online, permite uma certa facilidade no acesso para aqueles que tem maior eficiência nesse meio de plataforma. Fiscalizações tributárias podem ser acompanhadas em tempo real pela própria Receita Federal, sem perda de tempo ou atrasos para efetuar tal ação.
Para que tal ação possa ocorrer, é necessário que seja emitido um certificado digital. Esse, por sua vez, tem a função clara de apenas confirmar se o documento é ou não autêntico (lembrando que tal ação ocorre juntamente com a Autoridade Certificadora, que é credenciada pela ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Assim, o cadastro de dados, são responsáveis por gerarem as informações em um arquivo XML, juntamente com a adoção de meios de emitir NFs (como softwares, por exemplo) e a Secretária de Estado da Fazenda.

Você sabe o que é um Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica?

O chamado Danfe, é basicamente o comprovante que tem o objetivo de acompanhar (como comentamos acima, não é a NF-e) a mercadoria vendida. O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, é uma descrição em forma de papel, físico, que contém as principais informações da Nota Fiscal, de uma empresa correspondente a compra efetuada.
Como comentamos, há sempre uma confusão em diferenciar NF-e com o Danfe. Muitos creem que o Danfe é um papel físico da NF-e. O equívoco está no fato de que o arquivo XML, é a verdadeira nota, sendo igualmente disponível para toda as operações.
O Danfe vem também acompanhado de um meio de acesso, chamado chave, que é composto por um código de, unicamente, 44 algarismos. No portal, será possível realizar a consulta completa dos dados da Nota Fiscal Eletrônica. É importante saber também, que você poderá baixa-la em formato de XML, porém, sendo sempre necessário possuir um certificado digital.
É importante que saiba: o arquivo XML não é substituível. Por isso, o Danfe não possui seu valor fiscal e, por isso, não é necessário que seja armazenado pelas empresas que estarão envolvidas na operação.

Mas, teríamos obrigações a cumprir?

Sabendo que o arquivo XML, Danfe e a NF-e são diferentes, porém são partes de uma mesma operação. Tendo uma empresa, fábrica ou miniempresa que possua venda de produtos, é de extrema importância que a administração dessa firma conheça todas as obrigações que esse processo demanda. E essas obrigações são:

É necessário sempre emitir NF-e

Esse, mesmo que obviamente, nunca deve ser ignorado. De acordo com o protocolo ICMS 10/2007, publicado pelo Conselho Nacional de Política Fazendária. O chamado MEI, não será obrigado a lançar notas fiscais eletrônicas. Porém, com exceção deste, as demais empresas devem seguir tais requisitos cordialmente com o Protocolo.

Quem deve armazenar os Arquivos XML?

Esse não é um processo restrito a somente o emissor ou receptor. Assim como quaisquer documentos, é necessário tanto que a empresa, quanto que o cliente guarde as notas ficais emitidas, por um prazo de 5 anos. Por que é necessário guardar tal documento? Bom, todo cliente tem direito de procurar garantias e assistências técnicas ou reivindicar algum direito referente ao produto adquirido. Por isso, tanto o mesmo, quanto o fornecedor devem ter registros de quando o produto foi adquirido, se a garantia dele ainda está em vigor, se a empresa deve, ou não ser obrigada a realizar reparos sem ônus, entre outras coisas.
Gostou de aprender um pouco mais sobre o arquivo XML e Notas fiscais eletrônicas? Deixe nos comentários o que mais gostaria de saber e logo responderemos, dando-lhe mais materiais. Não esqueça de deixar seu feedback para melhorarmos nosso trabalho. Até mais!
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