Plano de contingência: como criar dentro da gestão de risco?

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Administrar uma empresa é uma grande responsabilidade, pois além dos problemas habituais, como pagamento de contas, salários de funcionários e questões com clientes, há sempre a possibilidade de riscos internos ou externos ameaçarem o funcionamento do negócio. É exatamente aí que entra o papel de um plano de contingência.

A gestão de riscos é uma área importante, que tem como principal finalidade prever situações extraordinárias e solucioná-las da maneira mais rápida, precisa e financeiramente viável. Assim, a ideia é que as medidas planejadas reduzam os impactos do problema no negócio.

Quer entender mais sobre o assunto? Então, continue acompanhando a leitura deste conteúdo que preparamos com o que você precisa saber sobre como criar um plano de contingência dentro da gestão de risco.

O que é gestão de risco?

Riscos corporativos envolvem as mais diversas atividades pertinentes aos processos operacionais e produtivos de uma empresa. A gestão de risco tem como objetivo evitar que a organização seja afetada negativamente por conta de um cenário atípico ou acidente (independentemente de sua natureza) com potencial de acontecimento recorrente.

Dito isso, podemos afirmar que a gestão de riscos não lida apenas com as ameaças, mas também, com as oportunidades desperdiçadas — que possam afetar o seu crescimento —, caso o problema venha a acontecer.

Pense no caso de uma companhia que está situada em uma região que sofre com quedas de energia periodicamente por causa de apagões. Nesse caso, a falta de eletricidade pode desacelerar a produção ou, até mesmo, pará-la. A forma como isso se reflete nos negócios é clara: a empresa produz menos, por consequência, sofre queda nas vendas e ganha pouco dinheiro.

Basicamente, esse tipo de risco pode fazer com que a organização entre em inadimplência. Sendo assim, a gestão de risco deve preparar a gestão e os colaboradores para não permitir que esse problema afete os negócios, por meio de soluções inteligentes.

Por que a gestão de risco é tão importante?

Se um risco em potencial é mal administrado, a ponto de se tornar uma ameaça constante, as possibilidades de que a empresa tenha de arcar financeiramente são maiores, o que afeta as margens de lucro da operação e reduz a eficiência de toda a companhia. Portanto, a gestão de risco é importante pelo fato de reduzir ou, até mesmo, evitar prejuízos diretos, indiretos e aumento de custos operacionais.

Entre os motivos pelos quais a gestão de riscos é indispensável, podemos citar:

  • reduz a ocorrência de problemas e prejuízos;
  • aumenta as vantagens competitivas efetivas;
  • diminui a incidência de perdas nos projetos;
  • potencializa os resultados;
  • otimiza as chances de sucesso do negócio;
  • minimaliza a ocorrência de crises e os custos envolvidos.

O que é e para que serve o plano de contingência?

Um plano de contingência, de forma direta, é um documento que reúne todas as medidas que devem ser colocadas em prática diante de uma situação de risco. Dessa forma, os profissionais que atuam na empresa podem seguir o modelo, como uma espécie de manual de instruções.

Ele serve para minimizar os prejuízos causados por problemas e, assim, reduzir as consequências negativas. Por isso, também é conhecido pelos termos “plano de recuperação” ou “plano de continuidade”.

O plano de contingência deve conter não apenas o mapeamento dos riscos aos quais a empresa pode vir a sofrer, mas também, os seus impactos nas operações e as medidas mais adequadas para sanar os problemas. Falaremos mais detalhadamente sobre isso adiante.

Quando um plano de contingência pode ser utilizado?

Em diversas ocasiões incomuns e adversas ao cotidiano de uma empresa, como:

  • enchentes;
  • assaltos;
  • paralisações;
  • acidentes;
  • falta de energia elétrica;
  • falta de água;
  • incêndios;
  • atentados;
  • alagamentos;
  • greves.

Como desenvolver um plano de contingência dentro da política de gestão de risco?

Agora que você já tem um conhecimento mais aprofundado a respeito da importância da gestão de risco e sua função dentro de uma empresa, mostraremos as melhores práticas sobre como elaborar um plano de contingência.

Faça o planejamento e designe uma equipe responsável

O primeiro passo para elaborar um plano de contingência que abranja todos os riscos aos quais a organização está suscetível é começar um planejamento consistente. Ele deve envolver a comunicação, o treinamento e os testes/simulações de situações previstas.

Inicie o projeto criando um grupo de trabalho, que se responsabilizará pela análise de cada departamento e áreas específicas da empresa, identificando os possíveis riscos que devem ser contemplados no documento.

Ainda nessa etapa, é necessário prever todas as possibilidades de problemas e adversidades que possam acontecer dentro do negócio. A probabilidade e as consequências de seus impactos devem ser informadas didaticamente.

Não importa se o risco é proveniente de falha técnica, humana ou natural — o fato é que todas as adversidades precisam ser levantadas. O melhor caminho, como foi dito, é montar um grupo de profissionais multidisciplinares e devidamente treinados para analisar os riscos e estar sempre prontos para colocar as ações previstas no plano de contingência em prática (se assim for necessário).

Avalie o impacto que os riscos podem causar

Depois de ter todos os possíveis riscos levantados, é o momento de listá-los detalhadamente, destacando os impactos que cada um pode causar na organização. Isso, claro, em uma perspectiva de curto, médio e longo prazo.

Por exemplo: caso falte água no estabelecimento, o impacto direto nos processos operacionais será de curto prazo, pois certamente a produção terá que parar. Já no longo prazo, se a empresa permanecer sem água, equipamentos, máquinas e estruturas poderão ser prejudicados por conta de sérios danos.

Analise os recursos disponíveis e defina prioridades

É muito importante verificar os ativos e recursos da organização, sejam técnicos, sejam humanos ou financeiros, pois eles são necessários para que o plano de ação seja desenvolvido e colocado em prática. Além disso, as prioridades precisam ser definidas.

O plano de contingência precisa discriminar todos os setores, processos e elementos que são prioritários em situações emergenciais. Por exemplo, se houver uma queda de energia no departamento de atendimento ao consumidor, a prioridade é manter o sistema e os servidores online.

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Para isso ser possível, pode ser necessário que o ar-condicionado seja desativado em alguns setores da companhia. Televisores e monitores também podem precisar ser desligados.

O objetivo dessa prática é manter os processos prioritários da operação funcionando da melhor maneira possível, além de permitir uma visualização clara sobre quais atividades exigem mais cuidados e responsabilidades dentro do negócio.

Defina as estratégias e treine os colaboradores

O próximo passo deve partir do grupo de colaboradores designados a cuidar das ações do plano de contingência. Os profissionais devem definir as estratégias mais adequadas para cada situação identificada.

No caso de um assalto, por exemplo, alguém deve ser indicado para acionar as autoridades e reservar as imagens de monitoramento. Essa etapa deve começar pelos eventos que têm maior probabilidade ocorrer.

A partir do momento que o plano de contingência estiver pronto e revisado, é fundamental que seja divulgado para todos os membros da equipe da empresa. Posteriormente, é imprescindível que todos recebam treinamento para saber como se portar diante de cada risco levantado.

Envolva a equipe

Envolver todos os indivíduos que estão ligados direta ou indiretamente aos riscos é uma ação que pode fazer toda a diferença diante de uma situação emergente. Em alguns casos, inclusive, pode ser exigido que o profissional tenha bastante conhecimento técnico para mapear os impactos de cada adversidade e, é claro, propor as medidas mais eficientes.

Escreva o guia do plano de contingência

Uma das prioridades de um plano de contingência deve ser a clareza das informações que constarão no documento. Sendo assim, é importante condensar todos os riscos, seus possíveis impactos e medidas para sanar as situações.

Estamos nos referindo ao guia do plano de contingência. Desenvolva um no modelo de pontos, categorias e índices principais. Além disso, não se esqueça de informar, em detalhes, as partes em que se localizam as definições de cada problema e as soluções imediatas e de longo prazo.

O ideal é o documento apresente todas as informações necessárias de maneira clara e concisa, como se fosse um roteiro ou passo a passo. Isso permitirá que até o funcionário menos treinado saiba como agir diante de uma situação extraordinária.

Realize simulações e testes

Após concluir o documento, é o momento de testar a sua eficiência na prática. Muitas organizações cometem o erro de não fazer simulações e ficam vulneráveis a riscos muito graves, o que também inutiliza todo o investimento de recursos, tempo e trabalho aplicados no planejamento.

É imprescindível testar cada estratégia elaborada, pois isso garantirá que elas se mantenham úteis caso seja preciso mitigar riscos. Nesse aspecto, vale destacar que os gestores podem realizar situações críticas com essa finalidade.

Essa ação permite que se saiba se o plano de contingência, de fato, funcionará ou não em uma situação real. Além disso, possibilita que melhorias sejam feitas para torná-lo mais eficiente.

Não envolver a equipe, pelo menos nas partes cruciais do processo, pode dificultar a execução e a finalidade do plano. Na verdade, isso pode gerar ainda mais problemas de comunicação e na hora de definir as ações para o restante da empresa.

O objetivo do plano de contingência é ser uma ferramenta capaz de evitar prejuízos e minimizar danos que possam inviabilizar as atividades da companhia. A fórmula para o sucesso do planejamento é ter uma equipe diversificada de profissionais unidos e devidamente capacitados, a ponto de se antecipar a crises e prever soluções.

Quais são os benefícios que um plano de contingência pode oferecer?

Você consegue imaginar a reação em cadeia que pode ser deflagrada se determinado processo sofrer uma parada forçada em sua empresa? Digamos que ocorra uma queda de energia ou um desastre natural, por exemplo. Para que a normalidade da operação seja restabelecida, o plano de contingência contém todas as medidas necessárias.

Dito isso, o principal benefício que esse documento pode proporcionar é o fato de que — independentemente da natureza da adversidade — os danos causados podem ser suavizados, gerando menos prejuízos financeiros e estruturais para a empresa. Isto é, o plano pode evitar que o negócio venha a sucumbir diante de um desastre.

Outro ponto vantajoso do plano de contingência é que ele serve como um manual capaz de orientar e guiar o comportamento da equipe perante situações atípicas. Afinal, muitas pessoas ficam desorientadas em momentos críticos e, no caso de receber um treinamento prévio e ter uma forma de se guiar, podem agir de acordo com as instruções, o que ajuda a evitar prolemas muito maiores.

O plano também é benéfico pelo fato de aumentar a visibilidade para os riscos corporativos, já que os gestores também têm a obrigação de revisar todos os processos da empresa e, portanto, acabam identificando inúmeros problemas em potencial.

Quais podem ser as consequências de não ter um plano de contingência?

Antes de concluirmos, é importante destacar os tipos de consequências que a ausência de um plano de contingência pode causar. Desde questões financeiras e falhas de comunicação a aspectos operacionais e jurídicos de todas as áreas que envolvem a companhia podem ser afetados.

Para facilitar sua compreensão, separamos os tipos de riscos aos quais a companhia se torna vulnerável, sem um plano de contingência, em diferentes categorias.

  • risco de crédito para microempresa — trata-se da possibilidade de a organização não receber recursos aos quais tem direito, como pagamentos de contas a receber, empréstimos, contrapartes de contratos etc. Isso pode impactar de tal modo que o negócio acaba entrando em inadimplência;
  • risco de inadimplência de terceiros — se determinadas operações falham, a organização perde o controle de seus recebíveis e pode adquirir dívidas por conta de clientes não pagadores;
  • risco de mercado — trata-se da possibilidade de a empresa ser afetada por conta de problemas externos que refletem internamente, como taxas de câmbio e juros aumentadas, mudanças de preço, mudanças na economia, entre outros aspectos;
  • risco operacional — são as perdas potenciais que podem ser desencadeadas dentro dos próprios departamentos, como processos defeituosos, produção parada, fraudes, negligência, problemas de produtividade etc.;
  • riscos de liquidez — são os casos em que o negócio não tem recursos financeiros para continuar as operações ou arcar com suas dívidas. Em geral, esse risco está associado à saúde financeira e ao fluxo de caixa;
  • risco jurídico — é o impacto causado pela burocracia gerada por problemas operacionais, como no caso de perdas ou inacessibilidade a arquivos e informações digitalizadas de clientes, por conta de falhas nos servidores, por exemplo.

Uma forma de evitar os riscos financeiros pode ser a terceirização da cobrança, contratando uma empresa especializada. Esse tipo de organização presta serviços financeiros de maneira eficiente, realizando todo o controle de contas a pagar, a receber, além de analisar o crédito de seus clientes e, consequentemente, ajudar a reduzir a inadimplência.

Como você pôde conferir neste conteúdo, um plano de contingência, dentro do contexto de uma gestão de riscos, não se limita a sanar problemas estruturais causados por situações atípicas, como desastres naturais, quedas de energia, incêndios ou assaltos. Considerando que os impactos provenientes dos riscos aos quais uma organização está exposta refletem, principalmente, em sua saúde financeira e reputação no mercado, esse documento tem uma importância inestimável.

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