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Como reduzir os gastos da minha empresa?

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Dominar alguns assuntos, como marketing, negociações de dívidas e formas de sair do saldo negativo, é algo realmente importante. No entanto, também é preciso entender como é possível reduzir os gastos da empresa, que é uma das estratégias essenciais para quem deseja alavancar a lucratividade do negócio de forma exponencial.

Se pensarmos bem, de nada adianta melhorarmos o saldo do caixa, se os custos aumentam paralelamente — ou até mais rápido. O fluxo do caixa não deve estar apenas equilibrado, mas com um saldo positivo atrativo, evitando que a empresa fique no negativo em momentos de crise e garantindo que ela continue ganhando dinheiro.

Por isso, é muito importante conhecer algumas das táticas mais usuais para diminuir os gastos em uma empresa e entender como aplicá-las no seu dia a dia. Está preparado? Então, aproveite a leitura!

Você sabe a diferença entre despesas e custos?

Muita gente pode achar que se trata da mesma coisa, mas não é. A diferença entre os dois termos é que as despesas correspondem àqueles gastos necessários para o funcionamento da empresa. São os desembolsos realizados para que o negócio continue existindo, independentemente da sua produção ou das vendas. Isso inclui:

  • aluguel;
  • marketing;
  • funcionários administrativos, entre outros.

Já os custos são referentes ao que é gasto com o seu produto final. É aquilo que você tem como matéria-prima, mão-de-obra, comissões e assim por diante. Basicamente, os custos são tudo aquilo que está relacionado com o seu produto, ou seja, se as suas vendas aumentarem, seu custo aumenta.

Como reduzir gastos?

Agora que você entendeu a diferença entre custos e despesas, fica mais fácil tomar consciência do que você poderá ou não deixar de investir para que o percentual de gastos diminua. Nesse momento, fica mais fácil de entender o que impacta direta ou indiretamente as atividades da empresa.

Depois de ler este material, indicamos que você estude e calcule com cuidado cada gasto apresentado e como ele atua em seu negócio. Veja se é viável deixar de investir em todos ou somente em alguns. O importante é que você esteja ciente de suas prioridades e de como você gostaria que sua empresa aumentasse, exponencialmente, a sua renda.

Preste atenção nos gastos de internet e telefone

Todo empreendedor deve saber que telefones e internet são ferramentas essenciais para o total funcionamento de uma empresa. Poucos negócios conseguem viver ou movimentar informações sem esses meios de comunicação, que são relevantes não somente para as vendas, mas para assistências em geral, intercomunicação entre empresas, setores e clientes.

Mas, então, como poderíamos reduzir os gastos destinados a essa ferramenta tão importante? Em primeiro lugar, você deve avaliar a necessidade de sua empresa. Para que é utilizado o telefone ou a internet? As ligações são locais ou interurbanas?

Fazer essas perguntas ajudará você a contratar serviços mais especializados, com aqueles pacotes de vantagens que realmente são úteis para o negócio. Assim, você evita contratar as opções mais completas (e mais caras), que incluem serviços que sequer são utilizados.

Uma boa dica é que você tente tornar a sua comunicação mais conectada e rápida. Para isso, você pode contar com diversos recursos já disponíveis para empresas, como Skype, Whatsapp ou Messenger, seja para a comunicação com fornecedores, seja com clientes.

Fique de olho no consumo de energia e água

Não somente em ambientes comerciais, como também, em residenciais, sabemos que as contas de energia e água representam um significativo custo mensal no dia a dia. Para diminuir esses gastos, é preciso adotar algumas medidas que farão bem para o caixa de empresa e para o meio ambiente.

Uma boa medida é substituir todas as lâmpadas do prédio. Caso elas sejam incandescentes, opte por uma alternativa mais sustentável e econômica, como LED ou fluorescentes.

Gastos de energia também podem ser diminuídos com o desligamento de aparelhos não utilizados. Por isso, estimule as pessoas a tomar esse cuidado, além de evitar o modo stand-by.

Reorganize o seu estoque

Concordamos que ter um estoque pronto para quaisquer problemas é sempre uma boa escolha. Porém, em alguns casos, o acúmulo de produtos parados pode representar um alto custo e, talvez, até prejuízo por depreciação ou condições semelhantes. Isso não trará nenhum lucro a sua empresa, pelo contrário.

O aconselhável é que você atue com um estoque menor, o que vai aumentar seu giro e possibilitar trabalhar com produtos atualizados. Isso, fará com que você fique mais antenado às necessidades de seus clientes. Quanto mais o estoque gira, mais fácil fica de você perceber o que tem mais saída e quais são as preferências do seu público.

Para isso, é preciso organizar um bom sistema de reposição, para evitar que faltem mercadorias. Conforme a venda for correspondente ao mercado, mal será necessário estoque para armazenar e mais dinheiro entrará no caixa da empresa.

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Utilize conscientemente os papeis e impressões

De fato, o uso de papel e impressões nas empresas está cada vez menor. Porém, mesmo com o avanço da tecnologia e da adoção dos drives na nuvem como meios de salvar documentos, é necessário utilizar uma boa quantidade de folhas.

Nesse caso, a dica é trabalhar a conscientização dos funcionários para que eles aproveitem esse recurso de forma comedida. Oriente os profissionais a usar os dois lados das folhas para impressão, além de guardar aquelas utilizadas (caso sobrar um lado livre) como rascunho.

Além disso, dê acesso a recursos tecnológicos, estimulando o uso de e-mail para comunicação e envio de documentos, orçamentos e propostas, assim como o serviço de arquivamento em nuvem.

Dessa forma, as impressões ficarão limitadas àqueles documentos que realmente precisam ganhar uma versão física. Isso fará toda a diferença no caixa da empresa.

Procure novos fornecedores

A relação que você tem com os seus fornecedores também pode impactar negativamente os custos da empresa. Algumas relações acabam se estendendo em razão da comodidade que é lidar com um parceiro que já conhece a sua empresa.

No entanto, nem sempre ele oferece o melhor preço do mercado ou os produtos de maior qualidade. Por isso, é importante revisitar periodicamente a sua lista de fornecedores e entrar em contato com os concorrentes deles.

Dessa forma, você consegue estabelecer novas negociações e ter a certeza de que está aproveitando o melhor custo-benefício. Outra dica relevante é que você não mantenha parcerias com fornecedores que não respeitam os prazos e deixam o seu negócio na mão.

Esse é o pior tipo de relação para a empresa. As consequências desse comportamento podem ser graves para a sua lucratividade, já que com produtos em falta, além do faturamento cair, você corre o risco de perder clientes de forma permanente.

Automatize processos

Das tarefas que são executadas na sua empresa, quantas são extremamente repetitivas e poderiam ser feitas por um programa de computador? Pode não parecer, mas existe muito trabalho sendo feito manualmente de forma desnecessária, e essa ineficiência pode custar realmente caro.

Quanto mais fluídas forem as atividades diárias, mais a sua equipe ganha em eficiência e produtividade. Muitas vezes, para isso seja possível, é necessário investir na automatização de processos. Em alguns casos, isso pode significar até mesmo a redução da necessidade de pessoal, o que certamente diminuirá os custos com folha de pagamento.

Em geral, os setores mais fáceis de serem automatizados são o financeiro (contas a pagar e a receber) e o RH. Além de tratar os dados da empresa, esses sistemas também geram relatórios importantes e personalizáveis, que servem como apoio à tomada de decisão. Com isso, além de reduzir custos, você ainda ganha agilidade e torna a gestão mais estratégica.

Invista na sua equipe

Parece contraditório falar em redução de custos aconselhando a investir, não é? Mas a verdade é que essa medida pode beneficiar muito o negócio em longo prazo.

Se você seguir a dica anterior e automatizar boa parte dos processos, poderá trabalhar com uma equipe reduzida. Isso significa mais dinheiro para aplicar no desenvolvimento dos seus funcionários.

Quando você treina sua equipe, além de mais bem preparada para o trabalho, ela também fica mais motivada. Essa é uma maneira de demonstrar o quanto você valoriza essas pessoas.

Dessa forma, mais satisfeitas, elas trabalham melhor e os clientes percebem isso na qualidade no atendimento, na resolução de problemas, na assistência e assim por diante. Ter uma equipe bem treinada pode se tornar um diferencial para a sua empresa.

Como você viu ao longo deste conteúdo, existem diversas maneiras de reduzir os custos na empresa. No entanto, o primeiro passo para isso é a conscientização: primeiro, de que é preciso estar atento aos detalhes. Segundo, que alguns investimentos também são uma forma de diminuir os gastos.

Seguindo esses passos simples, você conseguirá experimentar uma melhora significativa nas contas da empresa em pouco tempo. Portanto, agora é hora de arregaçar as mangas e começar a colocar em prática tudo o que você aprendeu.

Mas, antes de tudo, que tal ajudar outras pessoas a descobrirem como reduzir gastos nos seus negócios? Compartilhe este post nas suas redes sociais!

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