política de cobrança

Como desenvolver uma política de cobrança realmente eficaz?

Vender a prazo ou conceder crédito, com certeza, ajuda o crescimento financeiro de um negócio. Afinal de contas, o cliente passa a ter um poder de compra bem maior e, com isso, tem acesso ao seu produto ou serviço. Todos saem ganhando.

Mas é claro que nem tudo é tão simples assim. Conceder esse benefício sem desestabilizar o caixa é um grande desafio, já que lida diretamente com riscos. É exatamente aí que entra a política de cobrança: para reduzir os prejuízos e controlar a taxa de inadimplência.

Fazer isso de forma eficaz é um passo muito importante e, neste texto, vamos ensinar a você tudo o que você precisa saber. Confira o que é, qual a importância e as dicas de como montar uma boa política de cobrança evitando alguns erros graves. Acompanhe e aproveite!

O que é política de cobrança e por que é tão importante desenvolver uma que seja certeira e eficaz?

Podemos dizer que a política de cobrança diz respeito a um passo a passo de ações a serem concretizadas por uma corporação a fim de recuperar o crédito que foi disponibilizado a um cliente. Vale lembrar que tal planejamento é elaborado para reduzir a taxa de inadimplência, sempre com base em uma gestão de cobrança.

Isso quer dizer que as ações definidas não são somente um cronograma de notificação e de cobrança do comprador que deve à empresa, mas também, de um relacionamento com ele. Essencial, aqui, é saber que esse documento é criado com o propósito de trilhar um caminho realmente estratégico para que os colaboradores consigam chegar a um acordo para o pagamento da dívida.

É claro que tudo deve ser feito sem deixar de lado o tratamento respeitoso e amigável e, ainda, considerando as possibilidades de flexibilização de parcelas e de prazos que seu negócio pode oferecer. Lembrando que tudo isso tem que estar descrito entre os procedimentos a serem adotados.

Contar com uma política de cobrança eficaz é imprescindível, afinal de contas, qualquer tipo de cobrança, quando feita sem cuidados ou critérios no momento da abordagem, pode acabar gerando um desgaste desnecessário no relacionamento com o consumidor. Assim, o que deveria ser uma ação corretiva pode terminar em ruptura comercial.

Além disso, é importante considerar aquela máxima de que um comprador insatisfeito pode criar uma imagem negativa da marca para uma grande quantidade de pessoas. Dessa forma, quando ele se sente lesionado ou insatisfeito, uma cobrança indevida pode agravar ainda mais a situação.

Quais são as dicas para desenvolver uma política de cobrança eficaz e que ajude a reduzir ou evitar a inadimplência?

Confira as melhores dicas para criar uma política de cobrança certeira na sua empresa!

Conheça o perfil dos consumidores

É preciso conhecer o perfil do devedor. Lembrando que os dados podem ser de quantos dias, geralmente, ele leva para pagar a dívida ou de quanto tempo tendem a ser seus atrasos. Se o cliente em questão atrasa uma semana, por exemplo, você vai saber que fazer um contato antes disso só vai contribuir para causar um desgaste no seu relacionamento.

Procure ver, ainda, se esses atrasos se tratam de um fato isolado ou se são recorrentes. Ao entrar em contato com o cliente, tente saber sobre o que motivou a perda do prazo de pagamento. Se as razões dadas por ele forem plausíveis, vocês podem encontrar a melhor solução em conjunto.

Obtenha informações sobre o cliente

Uma regra importante que deve ser definida na sua política de cobrança está ligada às informações disponíveis sobre cada cliente, as quais precisam constar no cadastro. Isso sem falar nos dados obtidos em alguns órgãos, como Serasa e SPC, que classificam o risco do consumidor e que precisam ser consultados antes de fazer qualquer venda.

Tendo os dados em mãos, torna-se mais fácil realizar um acompanhamento contínuo de todos os carnês que estão em aberto.

Use a régua de cobrança

Essa é uma ferramenta extremamente útil para aqueles que querem determinar as medidas prévias de cobrança ao comprador inadimplente, antes de agir de forma mais drástica, como chegar às vias judiciais de negociação ou suspender definitivamente um serviço.

A régua de cobrança é que vai mapear cada débito pendente, seguindo com as ações mais leves para recuperar os valores pendentes, como notificação por SMS, por e-mail, segunda via do boleto ou alerta de vencimento. Geralmente, tem um resultado positivo, já que alguns consumidores realmente se esquecem de pagar suas contas.

Com essa ferramenta, é possível adotar critérios diferenciados para os compradores em diferentes níveis de inadimplência, facilitando, assim, a gestão e o controle. Dessa forma, claro, mantém a carteira de clientes em equilíbrio.

Mantenha o cadastro atualizado

Apesar de sua função principal ser a de conservar o registro de dados sobre os consumidores, a manutenção de um sistema de cadastro atualizado é um passo essencial para realizar cobranças efetivas. Se essas informações estiverem desatualizadas ou faltando dados relevantes, como endereços de e-mail ou números de telefone, vai ser impossível contatar os clientes.

Conte com um manual bem estruturado

O planejamento é indispensável para que as políticas de cobrança sejam bem feitas em seu negócio. Uma parte essencial desse processo é a criação de um manual estruturado.

O documento é conhecido como a política de crédito do empreendimento, que precisa conter um passo a passo de todos os procedimentos a serem seguidos pelos funcionários, assim que notam que há contas em atraso.

De modo geral, as principais informações estão ligadas a:

  • limite máximo de atraso;
  • prazos oferecidos;
  • parâmetros para renegociação da dívida;
  • penalidades adotadas (multa e juros);
  • formas de comunicação com os clientes devedores.

O manual precisa estar disponível para todos os colaboradores para ter a garantia de que toda a empresa age de forma uniforme quanto às cobranças. Isso vai trazer agilidade, eficiência e, principalmente, organização para os procedimentos.

Mantenha um contato ativo

Faça contatos de forma constante com o cliente para saber mais sobre seu grau de satisfação com a marca. Pode ser que essa ação não impeça uma atitude inadimplente, mas vai ser possível analisar pelo feedback se existem chances de abandono com prestações a vencer.

Procure manter o cliente sempre atualizado sobre a política, alertando sobre multas e juros em caso de atrasos, e orientando a todos para que mantenham suas contas em dia para evitar cobrança. Fazendo isso, o cliente inadimplente jamais vai poder alegar falta de notificação sobre os débitos ou esquecimento.

Quais são os erros comuns ao cobrar clientes inadimplentes que podem ser prejudiciais para a saúde financeira da empresa?

Veja, a seguir, quais são as ações que podem ser ruins para sua empresa ao cobrar os clientes!

Ter contato com o consumidor apenas para cobrá-lo

É fundamental manter contato com o cliente no decorrer do mês. Afinal, além da necessidade de receber pelo produto ou serviço que vendeu a ele, estar próximo pode trazer uma grande oportunidade de fidelização.

Quando o consumidor notar o modo como sua marca conduziu o assunto, vai ver a seriedade no seu trabalho, a disposição em negociar e o profissionalismo das suas equipes. Como consequência, vai respeitar ainda mais sua empresa e, certamente, vai ser mais zeloso com seus compromissos.

Não se preparar para cobrar

Um atendimento de sucesso necessita de um ótimo script. Esse roteiro vai servir como um guia no momento de se comunicar com o público.

Saber quais os perfis dos clientes, para quais deles ligar primeiro e os motivos, e muitas outras informações, é essencial para direcionar todos seus esforços e conquistar excelentes resultados. É preciso ter clareza na comunicação.

Usar mais de um colaborador para cobrar o mesmo cliente

Tenha em mente que manter diversos funcionários se revezando para cobrar um único comprador pode ser um erro fatal. Isso acontece, pois, com essa medida, além de demonstrar total desorganização, você pode deixar o devedor inseguro para negociar.

Com essas dicas que trouxemos e com todo esse conhecimento, tenha certeza de que você vai ser capaz de criar sua política de cobrança eficaz. Mas não se esqueça de que o grande segredo para controlar a inadimplência na sua empresa é manter em funcionamento todo esse planejamento criado. Sem dúvida, em pouco tempo, você vai ver os resultados!

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