régua de cobrança

Quais são as possíveis dificuldades para a execução da régua de cobrança?

A régua de cobrança é uma importante ferramenta para quem trabalha com vendas a prazo ou pagamento recorrente. Basicamente, utiliza vários passos para tornar o processo de cobrança mais prático e eficiente.

Entre os benefícios, podemos destacar a redução da inadimplência, uma vez que a régua facilita a lembrança dos clientes quanto a seus vencimentos, bem como a cobrança daqueles que estão em débito com sua empresa. Entretanto, existem diversos desafios e dificuldades nesse processo. Neste artigo, mostraremos quais são eles e como superá-los. Acompanhe!

Funcionamento da régua de cobrança

Trata-se de um instrumento que demonstra os momentos corretos de entrar em contato com um cliente, seja para lembra-lo do vencimento de suas faturas ou comunica-lo sobre a inadimplência com o estabelecimento.

Imagine a seguinte situação: um determinado consumidor que tem uma assinatura recebe mensalmente um e-mail com o comunicado de vencimento da fatura do seu contrato. Entretanto, em determinado momento, ele não efetuou o pagamento.

Logo, o próximo passo é o envio de uma mensagem de lembrete. Caso o valor em aberto não seja quitado, ocorre um novo disparo de mensagens oferecendo o pagamento de forma amigável, podendo utilizar outros meios disponíveis, como SMS ou WhatsApp.

Quando a situação se mantém, a empresa faz o aviso de inadimplemento e, depois de um prazo sem o respectivo pagamento, procede o cancelamento da assinatura. Nesse caso, temos um exemplo hipotético simples de como funciona a régua de cobrança. Resumindo, os passos foram:

  • aviso ao cliente quanto ao vencimento;
  • oferta de pagamento com cobrança amigável;
  • alerta de pagamento pendente;
  • aviso de inadimplemento seguido de cancelamento da assinatura.

Principais dificuldades e desafios da implementação da régua de cobrança

Tudo isso parece ser um sistema muito simples, certo? No entanto, para a sua implementação, existem vários desafios, os quais mostraremos nos próximos tópicos.

Controle na gestão de faturas

Um dos principais desafios é a gestão de faturas vencidas e a vencer. Muitas empresas, inclusive, deixam de adotar uma régua de cobrança eficiente pela falta de controle no seu setor de contas a receber.

Isso é causado sobretudo pela falta de um sistema capaz de monitorar os recebimentos efetivados e as faturas que se encontram em aberto, bem como os passos que já foram dados na régua de cobrança, quando ela existe.

Meios de cobrança

Outra dificuldade é o meio de cobrança utilizado. Algumas empresas não são eficientes nesse processo pois não dispõem das ferramentas necessárias para fazer o contato e acompanhamento dos clientes.

Outro problema é, justamente, a baixa oferta de possibilidades de pagamento, como boleto, cartão de crédito, transferência, entre outros. Ainda neste artigo, mostraremos como implementar a régua de cobrança em cada um desses métodos.

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Alinhamento entre os setores relacionados à cobrança

Por fim, existe a dificuldade de alinhamento entre os setores que estão relacionados à cobrança. Por exemplo, é muito comum ocorrer a cobrança de um cliente que fez um pagamento em um método e não pode ser identificado pelo setor financeiro. Desse modo, o departamento de cobrança continua os processos de notificação desse consumidor que já quitou seus débitos.

Essa falta de alinhamento, além de ser prejudicial para o relacionamento com os seus clientes, também pode gerar reclamações judiciais causadas pela cobrança indevida. A solução para esse problema, mais uma vez, passa pela utilização de sistemas capazes de fazer o controle e a integrar de todos os setores envolvidos.

Utilização da régua de cobrança em diversos meios de pagamento

Agora que você entendeu os principais desafios da execução de uma régua de cobrança e os meios para solucioná-los, mostraremos como esse processo pode ser utilizado em cada meio de pagamento. Acompanhe!

Boleto bancário

A régua de pagamento no boleto bancário é considerada complexa, tendo em vista que a quitação do débito depende de uma ação concreta do cliente. Para tanto, é fundamental que você estabeleça uma política de cobrança antes de ocorrer o vencimento do documento. Por exemplo, enviar uma mensagem 5 dias antes do vencimento e na própria data.

Em seguida, pode-se continuar com a sua régua, enviando lembretes 5 ou 6 dias após o vencimento, depois 10 ou 12, dependendo da política de cobrança adotada.

Cartão de crédito

A régua de cobrança no cartão de crédito ocorre de forma mais simples. Isso porque, quando ocorre a falha em uma tentativa, é possível realizar outras antes de contatar o cliente e avisá-lo sobre a inadimplência.

Para tanto, após cada uma das falhas, você deve comunicar ao cliente a impossibilidade de fazer a cobrança no seu cartão de crédito. Após 2 ou 3 tentativas — as quais podem ter uma diferença de 3 a 5 dias de cada —, o cliente deve ser encaminhado ao processo de notificações por mensagem até a declaração do inadimplemento, sempre respeitando os prazos da régua.

Depósitos e transferências

No caso dos depósitos e transferências, ocorre a mesma necessidade de uma ação concreta do cliente. Assim, você precisa fazer os comunicados antes e no dia do vencimento, como mencionamos no caso dos boletos.

A diferença desse tipo de transação está no fato de existir certo tempo para que o depósito ou a transferência sejam identificados no extrato para posterior conciliação bancária. Por isso, o gap entre as mensagens de lembrete e as de cobranças precisa ser maior.

É preciso que, após o envio, seja aguardado um prazo de aproximadamente 2 dias úteis para que o cliente tenha tempo de executar a ação do pagamento e a agência bancária, de processar e creditar o valor em sua conta bancária. Durante esse prazo, não deve haver cobrança e isso precisa ficar muito bem especificado em seu procedimento.

Como você pôde perceber, a régua de cobrança é um procedimento essencial para uma empresa. Sendo assim, agora que você já tem em mãos um guia para solucionar os principais desafios inerentes a ela, não perca mais tempo e implemente-a no seu estabelecimento. Os benefícios, especialmente o da redução da inadimplência, serão percebidos rapidamente.

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